Cyfrowa archiwizacja dokumentów – konieczność naszych czasów

W dzisiejszych czasach cyfrowa archiwizacja danych cieszy się coraz większą popularnością. Nie ma w tym jednak niczego dziwnego, jeśli weźmiemy pod uwagę, jak wiele zalet niesie ze sobą tego typu rozwiązanie. Co to jest archiwizacja dokumentów? Czym charakteryzuje się elektroniczny obieg dokumentów? Dlaczego warto zdecydować się na cyfrową archiwizację papierów? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w poniższym artykule, do którego przeczytania serdecznie zapraszamy wszystkich zainteresowanych czytelników.

Co to jest archiwizacja dokumentów?

Gdybyśmy zdecydowali się na zdefiniowanie archiwizacji dokumentów, wówczas moglibyśmy dojść do wniosku, że jest to pewien proces, który polega na tworzeniu, zabezpieczaniu i klasyfikowaniu poszczególnych dokumentów. Zanim trafią one do naszego archiwum, w pierwszej kolejności zostają odpowiednio oznaczone na podstawie klucza, który jest przyjęty w danej firmie. Jeśli chodzi o czas przechowywania- jest on uzależniony od tego, z jakim rodzajem dokumentów mamy do czynienia. Wszelkie informacje w tym zakresie są ściśle określone przez przepisy panujące w Polsce.

Czym charakteryzuje się elektroniczny obieg dokumentów?

Współcześnie coraz rzadziej stosuje się tradycyjną archiwizację dokumentów. Wiele osób decyduje się na skorzystanie z cyfrowego archiwum dokumentów elektronicznych. Dzięki takiemu rozwiązaniu jesteśmy w stanie uniknąć przeszukiwania kartotek, co niekiedy zajmuje długi okres czasu. Elektroniczny obieg charakteryzuje się tym, że masowo skanuje się papierowe dokumenty, aby stworzyć ich wersję elektroniczną. W tym przypadku ksero Poznań może okazać się dla nas nadzwyczaj pomocne. Zastosowane technologie są niemalże gwarancją wysokiej jakości dokumentów, natomiast ich wielkość jest kompaktowa. Co godne podkreślenia- wszelkie treści zostają zaindeksowane w sposób prawidłowy. Podobnie jak w przypadku tradycyjnego archiwizowania- cyfrowe rozwiązanie przetrzymuje dane w specjalnie zaprojektowanym segregatorze. To właśnie w nich możemy dodawać dokumenty, a także podpinać różne załączniki. Zbiór segregatorów tworzy natomiast półkę- zupełnie jak w rzeczywistości.

Dlaczego warto zdecydować się na cyfrową archiwizację papierów?

Przede wszystkim elektroniczne archiwum dokumentów wiąże się bezpośrednio z tym, że możemy w sposób oszczędny gospodarować przestrzenią w biurze. Nie ma bowiem konieczności tworzenia i przechowywania archiwum papierowego, które niekiedy zajmowało wiele miejsce. Cyfrowe dokumenty możemy porządkować w zależności od indywidualnych preferencji- kryteria są niemalże nieograniczone. W konsekwencji kadra pracowników jest w stanie uzyskać w błyskawicznym czasie informacje niezależnie od miejsca i pory dnia. Cyfrowe dane są oczywiście bardzo efektywnie wykorzystywane w trakcie codziennej pracy. Co godne podkreślenia- ich ochrona przed dostępem nieupoważnionych osób jest w pełni satysfakcjonująca. Tego typu rozwiązanie wiąże się z tym, że czas obiegu dokumentów skraca się niekiedy nawet o 50%, co jest wartością w pełni satysfakcjonującą. Zmniejsza się również liczba administracyjnych prac, a to oczywiście wiąże się ze znaczącą redukcją kosztów. Nie ma bowiem konieczności kupowania materiałów biurowych. W dzisiejszych czasach tradycyjne archiwa papierowe zastępowane są przez te cyfrowe- jest to zgodne z obowiązującymi aktualnie przepisami prawa. Nie musimy już obawiać się, że ważne papiery po pewnym czasie ulegną zniszczeniu lub zgubią się- w przypadku digitalizacji do takich zjawisk niemalże nie dochodzi.